世界のトップを10秒で納得させる資料の法則 三木 雄信著


アクションに繋がる資料作成のポイント


世界のトップを10秒で納得させる資料の法則 世界のトップを10秒で納得させる資料の法則
三木 雄信

東洋経済新報社 2015-05-01
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エグゼクティブ向けの資料で一番大切なことはなんでしょうか。

それは「見てすぐ何をするべきかがわかること」です。

 

エレベーターピッチという言葉がある通り、エグゼクティブは

それでなくても忙しく、渡された資料が何をいいたいのかを

いちいち考える時間はありません(判断するのが仕事なので)。

 

では、「わかる資料」「納得させる資料」とはどのようなものでしょうか。

 

本書のタイトルにある「世界のトップ」とは著者が在籍していた

ソフトバンクの孫正義氏。

本書は著者が孫さんに鍛えられることで磨いた資料作成の

ポイントを以下の主要資料毎にまとめたものです。

業務処理報告書

売上報告書

要因分析レポート

プロジェクトマネジメント型会議議事録

プロジェクトマネジメントシート

パレート図

回帰分析

プロセス分析シート

プレゼンテーション

企画書

 

頑張って資料を作っても、「よくわからない」と上司に

言われてしまう方にオススメです。

 

■群管理

「群管理」とは、ある連続した一連の業務を週や月などの

時間の単位で区切り、その一単位ごとを「群」として

管理する手法のことを言う

 

群管理を利用することのメリットは時系列で把握できる事です。

起きている事象をステータス別に別に管理し、群を時系列で

追いかける事で、起きている事象の把握、ボトルネックの特定に

つなげる事ができます。

 

著者が実際におこなったYahoo!BBに関する事例が掲載されており、

非常にわかりやすい内容です。

 

システム開発に応用するには、工程別の生産性や品質管理などに

利用できそうです。

 

■回帰分析

回帰分析とは、複数の変数間の関係を一次方程式の形で

表現する分析手法です。

 

事象を分析する際は、いくつかの要因を候補としてあげ、

その因果関係や相関関係を見ることが重要になります。

 

回帰分析をすることのメリットは

PCDAをロジカルに回すことができる

漏れチェックが可能になる

と本書では挙げられています。

 

前者は数値化する事によるメリット、後者は決定係数を

見ることで他の変数が存在するかどうかのチェックが

できるというメリットになります。

本書内ではExcelを利用した散布図➡回帰分析➡決定係数算出の

やり方が図付きで記載されているので、すぐにでも試す事ができます。

 

■プロセス分析シート

「業務」を定義する際のポイントは

 『入口、プロセス、出口を定義する』

ことです。

 

これは業務に限らず、さまざまな作業定義をする際にポイントです。

プログラミングをするときも、まず、インプットとアウトプットを

定義します(いわゆるインタフェース定義)。

これをしないと、何の処理をするためのものなのかを定義できません。

 

本書で記載されているプロセス分析シートもこれと似た考え方の

ものです。

「とりあえず、作業を開始します」と経験の浅いビジネスパーソンは

言いがちですが、まずは落ち着いた取り組む作業の入口と出口を

定義する事が大事です。

 

■編集後記

本書は資料作成に関する書籍ではありますが、普段ビジネスを

している際に思考する際の観点も提示してくれます。

 

例えば、

 「ステータスは適切に定義する」

 「事実と評価をわける」

 「ストックとフローは分けて考える」

などです(本書内の表現とちょっと変えてます)。

 

これらはものごとを考える際にも非常に重要なことなので、

意識して今後意識していきたいです。

 


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