最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術  泉正人著


仕組み作りは自分への投資



最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術
最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術


泉 正人

ディスカヴァー・トゥエンティワン 2008-03-03
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いつもやっているタスクをこなすのに、その都度手順を確認する。

そんな仕事の仕方をしている人は多いのではないでしょうか?

その時間はとてももったいない。

本書は、ルーチンワークに限らず様々なことを『仕組み化』する方法や

得られる成果が書かれています。

『仕組み化』の目的はただ楽するためだけではないですよ。

■仕組み化

  仕組み化の本書での定義は

誰がやっても同じ成果が出せるシステム

 
です。

  つまり、属人性による成果のばらつきを排除するシステム作りということです。

  【越えられない壁】

    仕事をしている上で、『才能』や『努力』ではどうしても超えられない壁があります。

    それは『時間』です。

    仕組み化は、時間的優位性もあるため、この壁を超える手助けをしてくれます。

  【自分への投資】

    仕組み化することで得られる成果は時間です。

    仕組み化で得られた時間は、別の生産的活動に充てることができます。

    まさに自分への投資です。

    仕組み化は『楽をする』という目的もありますが、最終的な目的はこれです。

■仕組み化と仕事

  仕事には、『考える系』『作業系』があります。

  仕組み化が有効に働くのは、『作業系』の仕事です。

  作業系の仕事を仕組み化することで余った時間を

  考える系の仕事にあてる。これが仕事における仕組み化の目的です。

  【仕組みを作る】

    仕組み化はあらゆることに適用できます。

    本書の中でも色々とり挙げられているのですが、その中からいくつか紹介します。

   《成功体験》

      自分が得た成功体験を仕組み化します。

      次に同じようなことを行う際に、「あの時はどうやったか?」

      考えずにすむためです。

      成功というと大げさに見えますが、ちょっとうまくいったことぐらいでも

      効果を実感できます。

   《失敗の仕組み化》

      失敗も仕組み化できます。目的はトラブル対策です。

      同じ事を行わないために、やってはいけないことをあらかじめ洗い出しておくのです。

■3つの黄金ルール

    仕組み化において、3つの黄金ルールがあります。

    ・才能に頼らない
   
・意思に頼らない
   
・記憶に頼らない

    この3つはとても腑に落ちました。

    予断ですが、昔写真のCMで『人は大切なことを記録に残さず、記憶に残す』

    といったようなフレーズがあったのを思い出しました。

    このフレーズは個人的には大好きですが、仕組み化においてはNGです。

■効果的なチェックシート

  本書では、仕組み化のノウハウをいくつか紹介しているのですが、

  その中からチェックシートを紹介します。

  チェックシートの重要性は他の書籍でも言われていますが、

  本書を読んでいて、特に重要だと思ったものを紹介します。

  【判断を入れない】

    チェックシートに曖昧さを残していると、どうしても判断が入ってしまいます。

   『判断が入る=考える』ということなので、これでは仕組み化が完全ではありません。

    判断を入れないためのポイントは、「詳細化」「数値化」です。

    明確な数値が入った詳細なリストならば、考えることもなく

    どんどんとこなす事ができます。

  【メンテナンス重要】

    チェックシートは作成して終わりではありません。

    こまめにメンテナンスすることが重要だと本書では述べられています。

    チェック対象のタスクも常に同じ状況でおきているとは限りません。

    それが変わっているのであれば、チェックシートも変更するべきです。

    当たり前のようですが、なかなかできていないのではないでしょうか。

■感想

  本書では、仕組み化の重要性やノウハウが沢山詰まっています。

  今回紹介したものも本の一部です。

  割愛した『メール処理』なども日々沢山メールを受けられる方には必読かと思います。

  自分の日々の仕事で仕組み化できるものがないか

  考える必要があると痛感しました。

■感想(システム屋としての)

  システム開発では曖昧な部分が多いため、

  チェックリスト化しても判断する要素が入り込んでしまいます。

  これでは、本書でいう仕組み化はできていない状態です。

    ・チェックリスト化可能な作業の棚卸し

    ・判断する要素が入り込まないチェックリストの作成

  この2つを行う時間をとってやってみたいと思います。

■編集後記

  普段の生活の中でも朝起きてから寝るまでの 間に仕組み化できるものは

  していこうと思います。

  まずは、本を読んでからブログアップまでをチェックリスト化。。。っと。

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